Manager à distance : mode d’emploi

Entre les directives gouvernementales et les mesures restrictives dû à la crise sanitaire, beaucoup sont celles et ceux qui se retrouvent à travailler à domicile. Manager à distance est devenu un véritable défi et on vous livre notre mode d’emploi pour le relever avec succès.

On a identifié les problèmes les plus récurrents dans le fait de manager à distance. Identifier ces freins vous permettra d’ajuster les mesures prises. La communication, c’est la cause de presque tous les autres problèmes de gestion et de management à distance. Votre rôle en tant que manager est d’être le pilote de projets et des équipes : que ce soit la stratégie, les enjeux, la ligne de l’entreprise, tout passe par vous. Une communication efficace et effective est la pierre angulaire de tout groupe et équipe qui fonctionne. Elle est particulièrement cruciale pour les équipes distantes. La coordination peut donc devenir délicate, surtout si vous avez de nouveaux employés ou collègues, que vous rencontrez pour la première fois à distance. Que ce soit en termes de performance, il en va aussi de la santé mentale de votre équipe, qui se retrouve seule derrière un écran sans ligne précise. Si vous identifier la communication comme élément lacunaire, il est nécessaire de l’améliorer. En effet, cela peut entrainer des difficultés d’organisation, de coordination, un déficit de productivité important et un manque de confiance au sein de votre équipe.

Que mettre en place pour réussir le management à distance ?

Pour la communication, plusieurs choses peuvent être mises en place rapidement :

• Renseignez-vous sur leur condition de télétravail : vous n’accompagnerai pas de la même manière une personne qui habite seule dans un 50 m² avec un bureau, qu’un autre devant garder ses enfants sans endroit pour travailler autre que la table à manger.

• Définissez des plages horaires de travail pour vous et demander celles de votre équipe. Notez-les dans un endroit facilement accessible et organiser votre travail en fonction. L’un des problèmes induits par le télétravail, que ce soit pour vous ou votre équipe, est la non-déconnexion du boulot. Quand votre journée est fini, quand la journée d’un de vos employés / collègues est finie on ne le harcèle pas d’SMS. A moins que ce soit urgent, on programme un mail pour qu’il le reçoive sur sa plage horaire de travail.

• Fixez une réunion hebdomadaire à la même heure en début et/ou en fin de semaine. Cela permettra de faire un point sur le travail à effectuer ou déjà réalisé, de faire un bilan sur les ressentis de la semaine et de créer du lien. Le mieux est de le faire en visioconférence : vous avez besoin de vous voir avec votre équipe. Parmi les outils les plus performants et facile d’accès, on retrouve Zoom et Teams.

• Utilisez tous les canaux de communication d’entreprise : Slack, appels téléphoniques, courriels…. Nombreuses sont les plateformes pour communiquer en quelques minutes et qui permettent de maintenir du lien avec votre équipe. Profitez de la technologie et des outils mis à disposition, d’autant que la plupart sont gratuits.

• Que ce soit en visioconférence ou par des outils plus classiques, il est primordial que vous communiquiez avec votre équipe régulièrement : le sentiment de solitude et d’isolement qui peut s’instaurer est l’une des choses les plus difficiles concernant le travail à domicile, surtout si vous êtes habitué à un environnement de bureau.

Maîtriser l’organisation et la gestion en télétravail

• Être précis : on récapitule à son équipe les plages horaires sur lesquels vous êtes disponibles et invitez-les à faire de même. Soyez très précis sur les heures de réunion et la planification des appels et mettez-les dans un journal partagé afin que vos collègues puissent voir quand vous avez un rendez-vous.

• Énoncer clairement les deadlines et les lignes directives. On peut réaliser un planning, un calendrier de la semaine, du mois, du trimestre, avec tout ce qui doit être fait en temps et en heures. On définit la portée, les délais et les livrables pour chaque tâche ou projet sur lequel votre équipe travaille. Ce planning doit être mis sur une plateforme en permanence et facilement accessible. On privilégie des plateformes comme Google Drive ou Slack pour le communiquer, plutôt qu’un mail qui a tendance à se perdre facilement.

• On fait confiance à son équipe et on leur accorde de la flexibilité. Ne surveillez pas chaque aspect du travail en permanence mais concentrez-vous sur le résultat. Chacun fait de son mieux dans son domaine, ne cherchez pas à vous immiscer à tout prix dans celui de votre équipe. Laissez-les gérer leur journée, donnez-leur la liberté de bien effectuer leur travail tout en les accompagnant et acceptez que tout le monde vive une période étrange devant laquelle nous ne sommes pas égaux. La productivité ne se mesure pas en termes de temps et de règles mais dans le bien être qui permet de fournir un travail efficace et bien fait.

Enfin, parlez-en avec d'autre manager pour apprendre leur secret et partager les vôtres. Rejoignez notre groupe Facebook pour assister à nos événements et rencontrer d'autres femmes qui font face aux mêmes défis que vous. L'entraide est souvent la clé à tous nos soucis.

Clémence Legrand